한국후지제록스(대표 우에노 야스아키 www.fujixerox.co.kr)가 30일 통합 문서관리 소프트웨어 ‘도큐웍스 8(DocuWorks 8)’을 출시했다.

‘도큐웍스 8’은 워드, 파워포인트, 엑셀 등 다양한 오피스 문서를 도큐웍스(xdw)라는 단일 파일포맷으로 통합해 전자문서의 전달, 보관, 공유, 다양한 편집 및 검색을 지원한다.

사용자는 복합기로 스캔한 문서를 바로 도큐웍스에서 확인할 수 있으며 OCR(문자인식기능)을 활용해 종이문서를 검색 가능한 도큐웍스 전자문서로 변환한 뒤 네트워크를 통해 쉽고 간편하게 공유 및 검색할 수 있다.

자료 공유를 위한 종이 출력비용과 정보 검색 소요시간은 물론 TCO(총소유비용)까지 줄일 수 있다.

최근 확산되는 스마트워크 트렌드에 발맞춰 모바일 기기 및 클라우드 서비스와 연계할 수도 있다.

특히 클라우드 문서관리 솔루션 ‘워킹 폴더(Working Folder)’와 연계하면 클라우드 문서를 ‘도큐웍스’에서 직접 확인, 편집 및 공유할 수 있다.

워킹 폴더에 팩스 문서가 수신되거나 파일이 업로드 되면 도큐웍스를 통해 알려주는 알림기능도 제공된다.

또 ‘이웃’ 기능을 활용하면 별도의 공유 서버나 폴더없이 팀간 간단하게 정보 공유가 가능해 진다.

‘도큐웍스’는 마치 종이문서처럼 다양한 문서를 화면에 펼쳐놓고 한눈에 보면서 작업할 수 있다.

문서 편집 기능이 강화돼 하나의 도큐웍스 문서를 다른 도큐웍스 문서로 페이지를 손쉽게 이동하거나 복사할 수 있으며 다양한 컬러와 폰트는 물론 풍부한 주석 옵션으로 전자 문서에 태그, 마크, 하이라이트 또는 스탬프를 손쉽게 추가할 수 있다.

업그레이드된 보안기능을 이용하면 문서를 암호화하거나 문서 편집 금지, 주석 편집 금지, 인쇄 및 복사 금지 등 사용자 별로 문서사용 환경을 각각 다르게 설정, 인가받지 못한 사용자가 중요한 정보에 접속하는 것을 효과적으로 제한할 수 있다.

이밖에도 업무 진행 후 보관용으로 기획서 PPT, 세부실행안 엑셀 파일, 진행 경비 영수증 등을 출력해 바인더로 만들 필요없이 하나의 전자문서 폴더를 생성해 관련 파일들을 저장하고 색인을 만들어두면 종이문서 출력 및 보관에 따른 부담도 줄이고 파일명 입력만으로 관련 정보를 일괄적으로 살펴볼 수도 있다.

한국후지제록스 양희강 영업본부장은 “스마트워크의 확산으로 회사의 중요한 자산인 문서 자료들을 효율적으로 통합 관리해야 할 필요성이 커지고 있다”며 “기업 내에는 종이문서와 전자문서를 포함한 수많은 문서 자료들이 다양한 형태로 존재하는 만큼 ‘도큐웍스 8’과 같은 통합 문서관리 소프트웨어를 활용해 기업 경쟁력을 제고할 필요가 있다”고 밝혔다.

<김동기 기자>kdk@bikorea.net