기업에서 IT 리소스에 대한 비중이 높아지고 IT 리소스 활용의 성패가 비즈니스에 직결된다는 인식이 확산되고 있다. 이에 따라 IT 거버넌스를 위한 실행 방안으로 프로젝트 포트폴리오를 관리하는 PPM(Project portfolio management)의 중요성이 조명을 받기 시작했다.

기업 내부에서 다양한 프로젝트를 동시 다발적으로 진행할 경우 전체적인 IT 포트폴리오를 정립해 프로젝트의 우선 순위를 판단하며 이에 대한 리소스를 효율적으로 배치 및 모니터링하는 방법론인 PPM의 도입이 활성화될 움직임을 보이고 있다.

'추정'에 의한 진행되는 프로젝트 프로젝트 수행시 작업 용량을 어떻게 측정하는가? 추정                                    55% 풀 타임 시간 분석          47% 표준화된 측정      15% 기타                 4% 출처: 968명의 기업 기술 전문가들을 대상으로 실시한 인포메이션위크 설문조사

본지와 독점 기사제휴를 맺고 있는 미 인포메이션위크가 968명의 기업 기술 전문가들을 대상으로 실시한 설문 조사에 따르면 PPM 도입이 적극적으로 고려되고 있는 것으로 나타났다.

리스크 매니지먼트와 마찬가지로, PPM은 새로운 개념이 아니다. 버지니아 주의 IT 프로젝트 매니저인 존 남은 "건설 현장에서 수년 동안 엔지니어들에게 제공해온 것"이라고 밝혔다.

◆장애 요인 해결 급선무=하지만 PPM은 다른 거버넌스 실행 방안들과 마찬가지로 극복해야 할 장애 요인이 있다. 설문 조사 응답자들이 밝힌 문제점으로는 투명하지 않은 안건, 정치적인 문제 등이 지적되었다. 효과적이며 문서화된 프로젝트 입안과 지속적인 평가 프로세스가 필요하다는 응답이다. 아울러 다음과 같은 사항을 고려해야 한다고 밝혔다:

작업 용량 측정. 작업에 걸리는 시간과 비용, 할당량이 어느 정도인지 파악하지 않고서는 적절한 PPM이 구현될 수 없다.

하지만 단순히 추정만 해서 진행한다고 밝힌 응답자 비율이 63%에 달해 정확한 작업 용량이 어느 정도인지 분석하지 않는 것으로 나타났다.

가시성과 지원 확보. 일부 제한된 직원과 금융 리소스에 한해 작업 용량에 대한 정보를 공유하는 것이 허용되어야 한다. 캘리포니아의 한 정부 프로젝트 매니저는 "이를 통해 작업의 우선순위를 결정하고 계약 업체나 컨설턴트 등 추가 자원 확보 여부를 판단하는 것을 지원할 수 있다"면서, "워크로드에 대한 이해력도 증진할 수 있다"고 밝혔다.

IT 프로젝트의 흐름을 관리하기 위해 상하 체제의 명령 라인 확보. 경영진이 개입하지 않으며 소프트웨어나 프로젝트 관리 직원이 적절하게 제공되지 않을 경우 프로젝트의 단계별 상승을 기대할 수 없다.

전세계적으로 도용하고 지엽적으로 평가하라. 작업이 반복되는 것을 막기 위해서는 다른 업체로부터 프로세스를 차용할지라도 프로젝트 평가와 포트폴리오 관리는 자사 문화에 맞도록 조절해야 한다.

평가 프로세스에는 8가지 항목이 고려되어야 한다. 먼저, ROI를 포함한 재정적인 영향이다. 다음으로는 비용 절감이나 매출 창출이 가능한지 여부이다. 그런 다음에는 리스크를 추가하고 조직을 개발하며 고객 서비스를 강화하고 규제를 따를 수 있는지, 안전한지, 이사회의 승인과 통제 여부를 판단해야 한다. 각 항목마다 1~10까지의 점수를 매긴 다음 가장 중요한 항목이 무엇인지 조사한다.

어떤 평가 항목을 넣을 것인지에 대해서는 자사에서 가장 힘들어 하는 부분이 무엇인지를 고려하면 된다. 프로젝트의 마감 시한을 맞추기가 힘들다면 그것을 최우선 항목으로 선택하면 된다.

소형 프로젝트를 간과하지 말라. 프로젝트를 소규모로 추진할 경우 보다 상세한 분석 작업을 통해 대형 프로젝트의 기틀을 마련할 수 있다는 점에서 프로젝트 관리의 시작점이 된다는 것을 잊어선 안 된다.

효과적인 PPM 구현을 위한 10가지 항목 1. PPM 팀을 구성하고 교육하라 2. 외부의 좋은 아이디어를 차용하되 맞춤화하라 3. 실패를 두려워하지 말라 4. 우선 순위를 결정하고 역량을 확보하라 5. 소프트웨어 도입에 앞서 프로세스를 규명하라 6. 작업 용량을 측정하라 7. 메트릭스에 대한 가시성을 마련하라 8. 충분한 지원 여부를 확인하라 9. 소규모 프로젝트에서 시작하라. 10. PPM 규칙을 정립하라

미 인포메이션위크의 설문 조사 응답자중 33%가 소규모 프로젝트에 대한 추적을 소홀히 하고 있는 것으로 나타났는데 이는 개선되어야 할 부분이다.

◆정치적인 문제 출현에 대응할 수 있어=프로세스 배치가 완료된다면 정치적인 문제가 부상할 수 있다. 예산과 리소스가 완비되어도 다른 정치적인 이유로 프로젝트의 최종 승인이 '반려'될 수 있기 때문이다. 이 경우에도 PPM이 제대로 구현되어 있다면 충분히 해결이 가능하다. IT 거버넌스 전략에 부합되고 합리성이 충분히 증명된다면 프로젝트의 명확성이 드러나게 마련이다.

프로젝트가 진행된 뒤에 단계별로 리소스와 성과 관리 등과 전략적으로 연계된다면 기업의 인프라와 IT 전략에 대한 방향성을 정립할 수 있어 추후 프로젝트 적용에서도 레퍼런스 역할을 제공할 수 있게 된다.

아울러 장기적인 관점에서 IT에 대한 전략과 방향을 설정하고, 이를 지원할 자원과 성과에 대한 실제적인 내용도 마련할 수 있다.

PPM 프로세스가 경영 전략과 충분히 통합될 경우 IT 부서뿐만 아니라 경영 부서, 경영 지원 부서 등 전사적인 협력 체제를 가동할 수 있게 된다.

◆PPM을 지원하는 벤더들=PPM 소프트웨어는 정해진 양식이 없는 편이다. 일부에서는 위키(wiki)와 같은 협업 애플리케이션을 사용해 프로젝트의 승인을 얻는데 활용하고 있다. 소규모 기업의 경우에는 가능하다. 하지만 PPM을 확대 적용하고 보다 견고한 형태의 규격화된 프레임워크를 마련하기 위해서는 기업의 전체 포트폴리오 메트릭스를 모두 반영해 프로젝트 프로세스를 자동화해야 한다.

Primavera Systems은 항공 분야와 국방 분야, 통신에 이르는 다양한 업종을 위해 맞춤화된 프로젝트 관리 소프트웨어를 제공하고 있으며 웹 기반의 신생 업체인 Daptiv는 eProject라는 소프트웨어로 시장을 점유해나가고 있다.

또 다른 웹 기반의 PPM 업체로는 AtTask가 있으며 오픈 소스인 Project.net도 있다. Ruby on Rails을 토대로 오픈 소스 프레임워크를 제공하는 Redmine도 주목할 만하다. HP의 Project and Portfolio Management의 경우 자산 관리와 강력한 통합을 제공한다. Eclipse PPM과 CA의 Clarity는 광범위한 통합 지원을 약속하고 있다.

보다 더 간단한 방식을 원한다면 마이크로소프트의 그루브(Groove)와 셰어포인트 협업 시스템이 효과적이다. 미디어위키(MediaWiki)도 인기가 높은 오픈 소스 협업 소프트웨어이다.