세계적 명성을 자랑하는 미국의 보스턴비어는 영업사원들이 데이터를 계획, 입력하고 재무부서가 그것을 확인하는데 걸리는 시간을 대폭 줄일 수 있는, 능률적인 예산 프로세스를 필요로 했다. 기존의 예산작업 프로세스는 거의 수작업에 의존했고 시간도 많이 걸릴 뿐만 아니라 부정확하기 일쑤였다. 이에 보스턴비어는 다음과 같은 여러 이점을 줄 수 있는 새로운 시스템을 원했다.

예산 데이터의 수집과 통합, 그리고 재무부서의 검토를 포함한 일련의 예산계획 사이클을 5주에서 3주로 단축시킬 수 있는 시스템, 그리고 영업 사원들이 시스템에 데이터를 입력함과 동시에 관리자들에게 즉시 손익계산서를 제공할 수 있고, 보다 신속하게 이윤 데이터를 피드백 시켜줌으로써 보다 적정한 가격정책 및 매출계획을 수립할 수 있는 시스템이 그것이다. 또한 사용자들이 배우기 쉽고 사용하기 쉬운 웹 기반의 솔루션을 원했다.

“만일 시스템이 사용자에게 쉽지 않으면 사용자는 업무에 그것을 사용하지 않는다. 우리 영업 사원들은 우리의 비즈니스를 가장 잘 알고 있고, 따라서 우리는 그들을 경영계획 프로세스에 적극적으로 참여 시켰다.”

사용자 편의성 극대화한 경영계획 시스템

보스턴비어는 많은 회사의 소프트웨어 제품을 검토하여 최종 두 가지 제품으로 선택의 폭을 좁혔고, 다시 그들이 원하는 기본 사양을 모두 갖추고 있는지, 사용하기에 얼마나 편리한지, 기능이 얼마나 강한지, 그리고 재무부서와 IT부서의 요구 사항에 맞는지 등을 검토하여 하이페리온의 플래닝(Planning)을 최종제품으로 결정했다. 프로젝트는 최소한의 컨설팅 시간과 더불어 지금까지 어느 프로젝트보다도 짧은 6주 정도의 구현기간 안에 성공적으로 끝마쳤다. 현재 60여명의 사용자가 웹을 통해 이 시스템을 사용하고 있으며, 그 중 8명은 재무부서 인원이고 나머지는 영업부 인원이다.

“우리 영업 사원들은 하이페리온 플래닝을 좋아한다. 이 제품은 배우기 쉽고 사용하기에 효율적이기 때문에 재무 지식이 없는 사람들도 쉽게 사용할 수 있다.”

정확과 신속성 통한 분석능력 향상

하이페리온 플래닝을 이용함으로써, 보스턴비어의 분석가들은 정확한 정보를 신속하게 얻을 수 있게 되었다. 경영계획 프로세스가 보다 정확해지고, 또한 소요시간이 3주로 단축됨으로써 재무 분석가들은 보다 많은 시간을 분석과 의사결정 지원에 할애할 수 있게 되었다. 실례로 2001 회계연도에 데이터를 모으고 구성하는 데에 70%의 시간을 사용하고 분석하는 데에 30%의 시간을 사용했지만, 하이페리온 플래닝을 도입한 2002 회계연도에는 그 수치가 반대로 바뀌었다.

“하이페리온 플래닝을 이용함으로써 데이터 무결성이 충분히 높아졌기 때문에 재무 분석가들은 그들 본연의 일에 보다 많은 시간을 할애할 수 있게 되었다. 그들은 수립된 경영계획을 검토, 분석하고 미비점을 수정 보완하는데 보다 많은 시간을 사용함으로써 한층 더 신뢰성이 높고 투명한 자료를 얻을 수 있게 되었다.”

효율적 자원분배로 새로운 성과·수익 창출

보스톤비어는 하이페리온 플래닝을 사용함으로써 보다 효율적인 자원 할당을 할 수 있어 비즈니스 수익 측면에서도 새로운 효과를 가져 왔다. 기획 담당자는 적기에 정확하고 상세한 데이터를 이용 할 수 있어 보다 철저한 가격 정책과 제품 전략을 수립할 수 있게 되었다. 예를 들어 맥주를 6팩 혹은 12팩 세트로 생산할 것인지 아니면 나무통 케이스로 생산할 것인지에 대한 최적화된 결정을 내릴 수 있게 된 것이다.

보스턴비어는 현재 1년에 한 번 전사적인 경영계획을 수립하고, 매월 재무예측을 재예측 하고 있으나 상황에 따라 유동적으로 바뀔 수도 있다. 양조 기술자는 보다 완벽한 맥주를 만들기 위해 노력하는 반면, 재무팀은 보다 합리적인 예산편성과 경영계획을 수립하기 위해 노력을 경주하고 있다.

“영업팀은 하이페리온 플래닝을 사용함으로써 보다 유용한 데이터를 얻을 수 있는 방법을 제안 할 수 있게 되었다. 우리는 1년 6개월여에 걸친 수요예측과 예산안을 수립함으로써 우리의 프로세스를 개선할 수 있는 기회를 얻게 됐다.”