기업에서 사용을 원하는 다양한 협업기능을 위해 새로운 관점의 그룹웨어가 필요한 것으로 나타났다.

다우기술(대표 김윤덕)과 쉐어드(Shared) IT(대표 신현중)는 공동으로 그룹웨어를 사용하는 국내 550개사 IT·인사·총무 담당자를 대상으로 설문조사를 가진 결과, 이같이 나타났다.

설뭉에 따르면, 응답 기업의 91%가 그룹웨어를 사용 중이라고 응답했다. <그림1 ‘그룹웨어 사용여부’ 참조>

▲ 그림1 ‘그룹웨어 사용여부’

그룹웨어를 자체 개발해 사용한다고 답한 응답자는 전체의 18%(98명)였으나 이중 절반 정도는 자체 개발능력을 보유한 IT 전문기업이었기 때문에 보통의 중소·중견 기업이라면 외부의 패키지 그룹웨어를 도입, 사내에 적용하는 것이 일반적인 방식이라고 다우기술은 밝혔다.

응답자의 40%는 현재 사용중인 그룹웨어를 도입한지 5년이상 경과됐다고 응답했으며 3년이 넘은 응답자까지 합치면 절반 이상의 기업에서 향후 차세대 그룹웨어에 대한 니즈가 발생할 것으로 보인다.

그룹웨어 노후화는 모바일 부분에서 더욱 명확하게 드러났다.

‘그룹웨어가 모바일 기능을 지원하지 않는다’라고 답변한 응답자가 83명(16%)명이었으며 이중 대다수는 그룹웨어를 도입한지 5년이 넘은 기업이었다.

그룹웨어를 사용중인 응답자의 절반 이상이 다양한 협업 기능, 사용자 중심 UI/UX, 모바일 오피스 분야에서 개선이 필요하다고 응답했다.<그림2 ‘현재 사용 중인 그룹웨어에서 개선돼야 할 사항에 대해’ 참조>

▲ 그림2 ‘현재 사용 중인 그룹웨어에서 개선돼야 할 사항에 대해’

기존에 그룹웨어들은 조직 내 ‘협업’보다는 ‘관리’에, ‘사용자’보다는 ‘제공자’에 ‘모바일’보다는 ‘PC’환경에 맞춰 개발됐기 때문에 이와 같은 결과가 나온 것으로 보인다.

협업과 스마트워크로 대변되는 현재의 업무환경에 적합하지 않은 그룹웨어들을 상당수 기업이 사용하고 있다는 의미로, 향후 그룹웨어는 창의적인 협업 기능과 사용자 친화적인 UI를 제공하고 모바일 환경에 적극적으로 대응해야 할 것으로 보인다.

한편 모바일을 활용하는 업무 환경에서도 메일 확인과 전자결재는 가장 중요한 기능으로 나타났다.

국내 기업의 조직 형태 및 업무 환경이 바뀌지 않는 한 스마트워크 환경에서도 이 둘은 한동안 중요한 기능으로 남을 가능성이 높아 보인다.

게시판 사용이나 메신저의 활용률은 기대보다 낮은 결과를 보였다.

역시나 기존의 그룹웨어는 수평적 소통을 위한 기능에는 그다지 적합하지 않은 아닐까? 라는 예측을 해본다.

그룹웨어는 기업 내 여러 구성원이 함께 사용하고 업무효율에 직접적인 영향을 끼치는 만큼 솔루션 선정에 있어 신중함이 요구되는 IT 솔루션 중 하나이다.

그룹웨어 선택 시 제품을 선정을 좌우하는 핵심 요소를 물었다.

기업용 제품인 만큼 예산 범위 내에서 최선의 선택해야 하는 그들의 고민이 느껴지는 결과를 얻을 수 있었다.

적절한 비용과 제품 기능이란 응답이 압도적으로 많았으며 그 외의 의견들은 비교적 낮은 수치를 보였다.

응답자의 26% 정도는 현재 사용중인 그룹웨어의 기술지원(유지보수)에 만족하지 못한다고 응답했으며 그 이유로는 사후처리와 응답시간 등을 꼽았다. <그림3 ‘현재 사용 중인 그룹웨어의 기술지원 서비스에 만족하지 못한 이유’참조>

▲ 그림3 ‘현재 사용 중인 그룹웨어의 기술지원 서비스에 만족하지 못한 이유’

예상되는 문제에 대한 사전 조치와 그에 대한 명확하고 빠른 안내는 그룹웨어 제공업체들이 더욱 신경 써야 할 부분으로 보인다.

기타 의견으로는 액티브X에 대한 불만사항이 눈에 띄었다.

이번 설문조사는 다우기술과 IT관리자 커뮤니티 쉐어드 IT가 공동으로 지난 2015년 12월 9일~12월 18일까지 진행됐다.

<김동기 기자>kdk@bikorea.net