동국대학교 차세대 통합정보전산시스템(uDRIMS) 구축 작업이 거의 막바지에 이르렀다. 지난 2007년 7월부터 기존의 학사, 연구, 교무, 장학, 행정, 인사 등의 시스템을 전면 재개발 한 uDRIMS가 오는 6월안에 본격 오픈을 앞두고 있는 것이다.

동국대의 이번 프로젝트는 국내 대학으로서는 가장 먼저 시도한 것으로 다른 대학의 벤치마킹 대상이 되고 있다. 지난 2008년 열린 전국대학 IT관리자 협의회 세미나에서 사례로 발표된 바 있다.

동국대 uDRIMS의 프로젝트 내용은 기간계시스템과 업무관리시스템 등 크게 2개 부문에 걸쳐 50여개 모듈을 새로 개발한 것이 핵심을 이루고 있다. 기간계시스템인 학사ㆍ행정ㆍ연구정보시스템을 대폭 수정하고, 그룹웨어, 과제관리, 고객관리, 성과평가관리, 혁신관리 등 크게 5가지의 업무관리시스템을 새로 구축한 것이다. 특히 DW, BI를 새로 도입해 경영현황 및 통계정보시스템을 구축한 것도 주요 내용으로 들 수 있다.

그룹웨어ㆍ고객관리 등 5가지 업무관리시스템 새로 구축 = 동국대가 이 프로젝트를 추진한 배경으로는 무엇보다 기존 시스템의 노후화를 꼽을 수 있다. 지난 1997년~1998년에 구축한 기존 시스템은 그동안 IT 기술의 발전 추세에 맞춰 업데이트가 잘 이뤄지지 않았다. 10여년간 IT 인프라는 많이 바뀌었지만 이를 전혀 수용하지 못한 채 운영되었던 것이다. 심지어 윈도우나 워드프로세서 등 엔드유저 소프트웨어와 호환성도 갖추지 못했다.

이 프로젝트의 추진에 앞장선 전략기획본부 경영평가팀의 김승용 경영학과 교수는 “현업에서 요구사항이 발생하면 그때마다 일부 시스템을 수정하는 땜질식 처방으로 문제를 해결했다. 이처럼 전체 시스템과의 연관성을 무시하고 각 현업의 요구에 맞춰 시스템을 수정하고 개선하다보니 전체 시스템은 한마디로 누더기가 됐다.”고 말했다.

기존 시스템의 데이터 통계 기능이 매우 부족했던 점도 이 프로젝트의 추진 배경으로 들 수 있다. 그동안 통계를 목표로 데이터를 생성하는 작업이 전혀 이뤄지지 않았던 것이다. 이를테면 기존 시스템의 학생정보의 경우 직접 입력하는 부문이 없이 현업담당자가 엑셀 파일로 별도로 관리해 보관하는 수준이었다. 비록 OLAP 기능이 있어도 이를 활용할 만한 기본 데이터를 갖추지 못했던 셈이다.

김승용 교수는 “통계관리 수준은 초보적 단계를 벗어나지 못했다. 엑셀 등으로 개별적으로 데이터 관리를 했으며, 담당자의 부주의로 통계의 부정확성, 업무량 증대 등의 문제를 빚었다”며, 이왕 프로젝트를 추진한 김에 데이터의 취합, 가공, 분석을 보완할 수 있는 새로운 시스템의 개발 필요성이 제기됐다”면서 일부 특정 시스템이 아닌 전체적으로 접근하는 방식으로 프로젝트를 추진한 배경을 설명했다.

50여개 시스템 연계 등이 주요 개발원칙 = 이에 따라 동국대 uDRIMS의 프로젝트는 ▲50여개 시스템간 최대한 연계 ▲업무 효율성 극대화 ▲의사결정에 필요한 통계정보 제공 등 크게 3가지 개발 원칙에 따라 추진됐다. 이 프로젝트의 추진에 앞장선 전략기획본부 경영평가팀의 김승용 경영학과 교수는 “한번 입력한 정보를 다른 부서에서도 쓸 수 있으며, 그동안 현업과 전산실에서 따로 관리해온 DB를 일원화하고, 의사결정에 필요한 데이터의 통계 정보를 학생ㆍ교수ㆍ현업담당자별로 즉시 사용할 수 있도록 했다”고 밝혔다.

동국대의 uDRIMS 프로젝트는 대우정보시스템이 수주해 렉스캔, 칸테크 등의 솔루션 업체와 컨소시엄을 구성해 개발했다.

특히 uDRIMS 프로젝트의 가장 큰 구축 효과로 꼽히는 신속 정확한 경영정보의 제공으로 의사결정을 할 수 있는 시스템인 DW 통계 및 경영정보현황 구축 작업을 칸테크가 수행했다.

칸테크는 BI 솔루션인 코그노스 8 BI를 활용해 매일 주기로 DW 통계 테이블에 데이터를 적재하고 마트를 구성해 통계자료를 생성했다. 기존 시스템은 학적마스터, 인사마스터가 항상 현재 시점이이 때문에 과거 시점의 데이터를 확인할 수 없었다. 이를테면 기존 데이터를 덮어쓰기하는 시스템의 구조 때문에 만일 정보를 수정할 경우 기존 정보가 사라지는 문제를 초래했던 것이다. 하지만 이번에 구축한 시스템에서는 여러 곳에서 발생하는 데이터를 한곳에서 관리 운영해 신뢰성을 확보하고 다양한 경영정보 현황을 제공할 수 있게 됐다.

칸테크가 개발한 DW는 각 부서의 통계담당자가 요구하는 통계를 구현할 수 있는 OLAP 기능과 다양한 보고서 출력 기능 등을 담은 수요자 중심의 시스템으로 경영정보, 고등교육통계, 정보공시, 대외평가, 그리고 학사분석, 행정분석, 업무분석 등으로 구성돼 있다.

경영정보 부문은 교수, 직원, 학생, 연구, 재정, 교육 시설 등의 통계 자료를 요약화면으로 제공하며, 고등교육통계 부문은 1년에 두 번 조사(4월, 10월)하는 고등교육기관 통계조사 내용을 통계 시스템에 구현했다. 또 매월 같은 양식으로 통계자료를 활용할 수 있도록 조회 주기를 월 단위로 구성했다. 정보공시 부문은 대학정보공시 내용을 시스템으로 구현했으며, 조사 기관 외에 같은 양식으로 통계자료를 활용할 수 있도록 조회 주기를 월 단위로 구성했다. 대외평가 부문은 대학평가와 관련된 지표산식, 설문지 및 평가결과를 현업 담당자들과 공유할 수 있도록 메뉴를 만들었다.

학사ㆍ행정ㆍ업무 분석 부문은 코그노스 8 BI의 다차원 분석툴을 이용해 각 업무별 비정형 보고서를 분석할 수 있도록 구현했다. 학사분석 부문은 입학, 학적, 교과수업, 성적, 등록/장학, 졸업, 취업, 사이버, 사회교육, 외국인 유학생 현황, 교양교육 등 대학, 대학원 학사업무와 관련된 통계자료를, 행정분석 부문은 교원, 직원인사, 급여, 예산, 회계, 구매, 자산, 시설, 발전기금, 도서관, 연구 등 행정업무 및 연구와 관련된 통계자료를, 업무분석 부문은 고객, 성과, 혁신과 관련된 통계자료를 제공할 수 있도록 했다.

정확한 통계작업 수행, 의사결정 빨라져 = 동국대는 uDRIMS 프로젝트의 추진으로 현업의 업무 생산성을 높이는 효과를 거두고 있다. 예를 들면 그룹웨어에 전자결제시스템을 구축해 결제시 필요한 관련 자료를 제출할 필요가 없어졌다.

동국대는 특히 DW의 추진으로 누구나 간편하게 정확한 통계작업을 수행하고, 의사결정에 필요한 정보 파악에 걸리는 시간을 대폭 단축했다. 데이터 통합 모델을 구축, 한 곳에서 관리하는 환경을 마련해 과거 학사ㆍ행정ㆍ도서관 등 산재된 시스템에 로그인한 후 데이터를 확인하는 불편함을 해소한 것이다. 또 현재 시점의 데이터만 관리하고, 이력 데이터의 관리가 미흡했던 기존의 문제점도 해결했다. 그리고 엑셀과 파워포인트 등을 이용해 수작업으로 관리했던 경영정보를 이제는 시스템적으로 자동 관리하고, 이같은 정보를 공유할 수 있는 환경을 마련했다.

인터뷰/동국대 전략기획본부 경영평가팀 김승용 경영학과 교수 “시스템 연계와 통계정보의 즉시 활용에 역점” --전면 재개발 방식을 선택한 까닭은 ==기존 시스템이 워낙 노후화되어, 일부 수정이나 개선방식으로는 제대로 활용하기 어렵다는 판단에 따른 것이다. 또 시스템적으로 기존의 방대한 데이터의 마이그레이션이 쉽지 않은 것도 아예 바닥부터 다시 개발하는 요인이 됐다. --프로젝트를 추진하면서 내세웠던 개발원칙은 ==50여개 모듈간의 연계와 통계정보의 즉시 활용에 역점을 뒀다. 어느 부서에서 입력한 특정 정보를 다른 부서에서도 쓸 수 있으며, 내부 구성원이 업무 방향을 수립할 때 필요한 각종 데이터의 통계 정보를 그때그때 쓸 수 있는 환경 구축에 힘쓴 것이다. --구축 효과는 == 매우 힘들었던 프로젝트였지만 구성원 모두 추진하기를 아주 잘했다고 입을 모은다. 그만큼 효과를 만끽하고 있다. 전자결제시스템의 구축으로 결제 업무가 매우 편리해졌으며, 간편하게 정확한 통계작업을 수행하고, 의사결정에 필요한 정보 파악에 걸리는 시간이 대폭 단축된 점이 대표적이다.