이렇게 해야 좋은 SI업체 선정한다

SI 사업자 선정 전략
SI 사업자를 선정할 때에는 가급적 다수의 업체가 입찰에 참여할 수 있도록 입찰 등 업체 선정 시점을 신중하게 선택해야 한다. 또 정보 공개에 관한 전략적 포지셔닝도 상황에 맞춰 조정해야 한다. SI사업자가 목표로 했던 프로젝트의 착수 일정을 지킬 수 있도록 정교한 진행 프로세스를 갖추는 것이 중요하다.

프로젝트 착수 시점은 발주 업체의 시장 전략 및 현금 유동성을 고려하여 결정하는 것이 원칙이나 이밖에 IT시장의 개발자 수급 현황도 고려할 필요가 있다. 요즘처럼 프로젝트가 요구하는 기준을 갖춘 개발자를 찾기가 어려워지는 상황에서는 이 요인의 중요성이 더욱 커진다는 점을 고려해야 한다. 이런 점에서 같은 업종의 유사한 프로젝트 진행 상황을 검토하는 것도 필수적이다.

차세대시스템 등 대규모 프로젝트의 품질은 분석과 설계 산출물의 품질에 의해 많은 영향을 받게 된다. 사전 준비작업이 매우 중요한 것이다. 하지만 우리나라 IT 분야의 현실에서 프로젝트의 분석 및 설계 기간은 사용자 요구사항을 도출하고 설계에 반영하기에는 불충분한 경우가 많다. 이런 문제를 극복하기 위해 prePMO 프로젝트를 수행하고 이 기간에 분석 작업을 선행하여 진행하는 방식도 적극적으로 검토할 필요가 있다.

SI 사업자를 선정하는 데 소요되는 기간은 RFP 작성부터 협상 완료까지 대개 3개월 정도 소요된다. 하지만 실제로는 이 기간을 초과하는 경우가 훨씬 많다. 현실이 이렇다 보니 고객이 처음 정해진 시한에 너무 집착하다 보면 오히려 SI 사업자와의 협상에서 주도권을 잃고 끌려다니는 경우도 생긴다.

이런 문제를 피하기 위해서는 가급적 SI사업자를 선정하는 기간을 넉넉하게 잡고 준비를 충분히 하는 것이 좋다. 그리고 그렇게 주어진 여유 시간에 prePMO를 하는 것이 훨씬 좋은 결과를 낳게 된다.

협상 결렬에 대한 전략과 대비책도 마련해둬야 한다. 1순위 우선협상 대상 업체를 어렵게 선정했는데 그 업체와 협상이 결렬되는 경우도 생기기 때문이다. 이렇게 협상이 결렬될 경우 고객사의 협상 전략이 외부에 노출되는데다, 단기간에 특별한 대안을 마련하기도 쉽지 않아 협상 주도권을 상실할 위험이 크다.

따라서 애초 SI사업자를 선정하는 단계에서부터 가급적 많은 SI사업자가 제안에 참여할 수 있도록 신경을 쓰는 것이 좋다. 또한 협상 결렬에 대비하여 사전에 다양한 대응 시나리오와 대안을 마련해둘 필요가 있다.

제안서 평가
제안서를 잘 만들었다고 해서 프로젝트를 제대로 수행할 능력을 갖추었다거나 또는 프로젝트의 성공이 보장되는 것은 아니다. 하지만 제대로 된 제안서를 작성하지 못할 경우에는 해당 업체의 프로젝트 수행능력이 부족하다는 것, 프로젝트 성공 가능성이 매우 낮다는 것도 분명하다.

제안서를 작성할 때는 RFP가 제시하는 요구사항을 충실하게 반영했는지(충실성), 제안서에 적은 내용들 사이에 상호 모순되는 부분은 없는지(일관성), 사용한 개념이나 문장 등의 의미가 다른 해석의 여지가 없도록 명확한지(명확성), 해당 업종이나 IT 및 프로젝트 관리의 전문성은 충분한지(전문성), 고객사의 현황을 충분히 이해한 상태에서 제안했는지(이해도), 투입 인력의 업종 및 IT 전문성이 충분한지(투입인력), 예산 범위 내에서 가격을 제안했는지(제안가격) 등을 충분히 검토해야 한다.

이렇게 작성한 제안서는 SI업체의 전문성을 판단할 수 있는 1차 자료가 되며, 현행 계약법의 ‘청약’에 해당하는 법적 요건을 갖추어 일정한 구속력을 갖게 된다. 다만, 제안서 내용의 전문성이 SI 투입인력의 전문성을 그대로 담보하지는 못한다는 점, 제안서가 SI 업체의 장점은 극대화하여 제시하나 그 이면의 단점은 드러나지 못한다는 점도 고려해야 한다.

제안설명회 평가
제안설명회는 어디까지나 설명회일 뿐이다. 프리젠테이션을 잘한다고 해서 실제 프로젝트 수행능력이 뛰어나다는 증거는 되지 못한다. 제안설명회는 어디까지나 제안서에 담긴 내용의 사실 여부를 확인하고, 업체의 수행 의지를 점검하며, 기타 제안 내용을 명확하게 하는 자리라는 것을 잊으면 안된다.

제안설명회에서는 제안 업체가 프로젝트를 총괄할 수 있는 지도력을 갖추었는지, 투입 인력의 업종 전문성 및 IT 전문성은 충분한지, 프리젠테이션 및 의사소통 역량은 충분한지 등을 점검해야 한다. 또, 고객을 대하는 태도 및 자세가 성실한지, 자신들의 제안 내용을 충분히 숙지하고 있는지, 제안서 혹은 RFP에 없는 고객의 합리적인 요청을 수용하는지 등도 점검 대상이다.

제안설명회를 하면 제안서만으로는 불명확했던 부분을 명확하게 할 수 있다. 또, 계약법 상의 청약 요건을 구성하여 제안서보다 구속력이 강화되며, PM 및 투입 인력의 역량을 1차적으로 확인할 수 있다.

반면 프로젝트 투입 인력들의 실제 역량보다는 준비 시간 및 투입되는 비용에 의하여 제안 발표의 품질이 결정되는 경향이 있다. 그리고 제안 설명회만으로는 제안 내용 및 참여 인력들의 문제점을 파악하기 어렵다는 한계가 있다.<계속>