이번 달부터 금융감독원의 ‘금융회사의 정보통신 수단 등 전산장비 이용 관련 내부통제 모범 규준’이 전격 시행되면서 이메일 아카이빙과 문서보안에 대한 관심이 고조되고 있다.

호남석유화학이 ‘퀘스트 아카이브 매니저(Quest Archive Manager)’를 도입해 이메일 관리비용을 절감하고 컴플라이언스 이슈를 해결해 주목을 받고 있다.

이 솔루션을 공급한 퀘스트소프트웨어코리아에 따르면 “호남석유화학은 ‘아카이브 매니저’의 강력한 압축 기능을 통해 디스크 75% 절감, 서버 성능 2-3배 향상, 6개월 만에 ROI 실현 등의 효과를 거뒀다.”고 밝혔다.

호남석유화학은 일찍이 이메일의 효과적인 관리에 주목, 아카이브 매니저를 통해 익스체인지 서버의 이메일 아카이빙 시스템을 구축했다.

호남석유화학은 1800여 직원 및 임원들이 업무용으로 사용하고 있는 이메일을 아카이빙 체계를 갖춰 실시간 백업 및 복구는 물론 디지털 증거자료로서 기록 관리, 법규 준수, 소송 대비 등 컴플라이언스 이슈에도 대응할 수 있게 됐다.

자동적으로 안전하게 메일이 보관됨에 따라 직원들은 따로 메일을 관리할 필요가 없으며 실수로 메일을 삭제하거나 찾지 못한 경우에도 쉽게 복구하고 검색할 수 있다.

아카이브 매니저는 유통되는 모든 메일을 아카이브 저장소에 보존하는 저널 아카이빙과 오래된 메일을 이동하는 메일박스 아카이빙을 하나의 제품에서 모두 지원한다.

이러한 저널 아카이빙과 메일박스 아카이빙 기능의 싱글 인스턴스 지원 및 압축 저장을 통해 실제 스토리지를 75% 절감하고 메일 서버 성능은 약 2~3배 향상됐다. 이로써 디스크 투자비 및 서버 확장비를 크게 절감해 6개월 만에 투자회수(ROI)를 이뤄냈다.

호남석유화학의 정보전략팀 담당자는 “유통되는 모든 메일을 저장소에 효과적으로 압축 저장함으로써, 회사의 중요한 자산인 메일을 안전하게 보존할 수 있게 됐다. 이는 2010년 ‘정보보호대상’ 특별상을 수상, 정보보호를 실천하는 모범 기업으로 인정받는 직접적인 계기가 되었다”라고 밝혔다. 그는 이어 “아카이빙을 통해 저장 용량을 크게 줄임으로써 증가하는 메일 사용량과 첨부파일로 인한 디스크 용량 부담에서 벗어나게 되었으며 더욱 효율적인 관리가 가능해졌다”고 덧붙였다.