한국후지제록스(대표 미야모토 토오루, 양희강 www.fujixerox.co.kr)는 AIA생명 통합문서관리센터(Total Document Center)를 서울 중구 순화동 AIA타워 5층에 구축했다고 10일 밝혔다.

▲ 왼쪽부터 한국후지제록스 전략사업본부 장은구 부사장, 양희강 대표, AIA생명 차태진 대표, 임창원 부사장(재무본부장)

AIA생명 통합문서관리센터는 문서 업무의 효율적인 관리 역할을 하는 곳으로, 한국후지제록스의 문서 관리 컨설팅 노하우와 전문성을 바탕으로 구축됐다. AIA생명은 이를 통해 단가 위주의 일회성 비용 절감이 아닌 문서 커뮤니케이션 전반의 프로세스 개선으로 지속적인 업무 생산성과 효율성 향상을 기대하고 있다.

기존에 각 부서별로 임의로 제작, 관리하던 팸플릿이나 약관 등의 인쇄물을 통합문서관리센터가 통합 관리함으로써 불필요한 외부 제작을 방지하고 최적의 문서 업무 프로세스 환경을 지원한다는 것.

통합문서관리센터에는 총 4명의 전문가가 상주하면서 인쇄물 관련 상담 및 제작, 문서·집기 저장, 행낭 우편, 메일룸 운영 등의 서비스를 수행한다.

인쇄물 제작은 간편하게 웹으로 요청할 수 있으며, 신청 즉시 인쇄 전문가와 편집 디자이너가 대응함으로써 제작 기간과 비용을 줄일 수 있다.

또 ‘인쇄물 통합관리 시스템’이라는 표준 내부 주문방식을 도입해 발주 누락 및 중복 발주 등의 업무 혼선을 최소화했다.

체계적인 데이터베이스도 구축해 인쇄 제작물에 대한 영업 채널별 수요 취합, 판매 실적, 개정 이력 등의 데이터를 통해 실수요에 근거한 인쇄물의 발주 관리가 가능하다. 이를 통해 실적 대비 과다 제작되는 인쇄물에 대한 낭비를 줄이고 필요시 자체 제작 후 즉시 지점으로 배포할 수 있다.

AIA생명 차태진 대표는 “통합문서관리센터 구축은 단순한 일회성 비용 절감을 넘어 문서관리 전반의 프로세스 개선을 통한 업무생산성 및 효율성 향상을 목표로 한다”며 “AIA생명은 앞으로도 임직원들과 설계사들이 본연의 업무에만 집중할 수 있도록 투자를 아끼지 않을 것”이라고 말했다.

<박시현 기자> pcsw@bikorea.net