시중 A은행 ‘영업점 보관장표 후선집중화’ 시범사업

금융회사가 별도의 장소에 보관중인 종이문서에 대한 분류 및 처리 기술이 개발돼 세간의 이목을 집중시키고 있다.

이 솔루션은 수십년간 보관해 온 문서부터 현재 발생하는 종이문서까지 광범위하게 적용이 가능해 금융회사가 연간 수십억씩 지불하는 ‘보관료’ 절감에 적지 않게 기여할 것으로 보인다.

28일 태화이노베이션(대표 이웅철)은 ‘거래종료 종이문서 자동분류’ 솔루션의 특허(제10-1600872)를 획득했다고 밝혔다.

아울러 태화이노베이션은 시중 A은행 파일럿 사업에도 나선다고 덧붙였다.

◆금융권 종이문서 보관 현황은 = 현재 국내 은행의 경우, 막대한 종이문서를 생산해 내고 있다.

지난 2013년 통계에 따르면, 금융회사들이 만들어내는 종이문서만 연간 19억 5450만장에 달하는 것으로 나타났다.

시중 모 은행의 경우, 거래신청서 기준 지난 2003~2015년까지 총 8만 1670박스, 9800만 4000여장을 보관중인 것으로 추정중이다.

시중은행별로 최근 10년간 발생한 신규거래신청서 종이문서는 평균 약 2억장씩 보관중이라는 통계도 있다.

특히 이 2억장에는 여신, 카드, 외환, 방카슈랑스 등에서 만들어진 문서는 아예 포함돼 있지도 않은 단순 ‘거래신청서’ 기준 수치다.

이 종이문서는 지난 2000년초 전자문서 및 후선집중화 이른바 BPR 사업을 통해 일정한 분류 방식을 채택, 후선센터에서 보관중이다.

또 BPR 이전에 만들어진 종이문서는 서울 외곽의 창고에서 막대한 창고료를 지불하면서 그대로 보관중이다.

현행 ‘신용정보의 이용 및 보호에 관한 법률 시행령’에 따르면, “정보가 기록된 방식(전산 또는 종이문서)에 상관없이 거래가 종료된 개인신용정보는 3개월 내에 선택적 정보를 삭제하여 별도로 분리보관하고 5년 내 삭제하여야 한다”고 규정중이다.

문제는 이같은 규정이 시행되기 전 보관중이던 문서 그리고 법 시행 이후 규정에 맞춰 보관 및 폐기 프로세스가 갖춰지지 않다보니, 금융회사는 향후 분쟁 등을 대비해 ‘무턱대고’ 문서를 보관중이다.

앞서 설명한 시중은행이 8만여 박스 분량의 종이문서를 수작업으로 분류 및 폐기하는데 약 20년이 소요될 것이라는 추정까지 나온 상황이다.

◆태화이노베이션 ‘혁신성’ 인정받아 = 태화이노베이션의 ‘거래 종료 종이문서 자동분류’는 이같은 금융회사 현장의 목소리를 담아 솔루션을 개발했다.

‘거래 종료 종이문서 자동분류’내 고속 인식엔진을 탑재한 ‘인텔리스캔(IntelliScan) XDS’ 고속스캐너는 최고 분당 550매(A4)를 처리 가능하며, 동일한 속도로 동기화해 스캔된 이미지를 인식 후 분류요건에 맞게 자동 분류한다.

솔루션 전체 구성은 분류대상 문서의 스캔 투입부터 분류·폐기, 정정, 재입고 까지 일관된 문서분류 및 폐기처리 프로세스를 구성, 자동처리 방안을 제시한다.

우선 고속스캐너 ‘인텔리스캔(IntelliScan) XDS’는 최고 분당 A4 550매를 처리하는 스캐너와 이미지 스캔모듈로 구성돼 있으며 여기에 자동분류 장치를 추가, 문서를 분류 및 처리한다.<그림1 ‘인텔리스캔 XDS 외관 및 기능’ 참조>

▲ 그림1 ‘인텔리스캔 XDS 외관 및 기능’-1

▲ 그림1 ‘인텔리스캔 XDS 외관 및 기능’-2

자동분류 장치 멀티포켓(Multi-Pocket)은 5포켓이 1개 모듈로 구성돼, 최대 10개 모듈까지 50포켓까지 증설 가능하다.

포켓이 수직으로 구성돼 높은 공간 효율을 제공하고 작은 사무 공간에서도 효율적으로 장비를 운영할 수 있다고 태화이노베이션 측은 설명했다. <그림2 ‘멀티포켓 외관 및 기능’ 참조>

▲ 그림2 ‘멀티포켓 외관 및 기능’

고속 스캐너 솔루션에 포함된 고속 ‘인식엔진(US)’은 정형화된 다양한 형태의 문자 인식 뿐만 아니라 여러가지 형태의 바코드(Bar Code), QR코드 등 인식을 고속으로 처리, 장비의 처리능력을 극대화 한다.<그림3 ‘고속 인식엔진 처리 흐름도’ 참조>

▲ 그림3 ‘고속 인식엔진 처리 흐름도’

폐기예정문서(해지 후 5년 이전문서)는 잔여기간별로 구분해 보관, 관리하고 폐기 시기가 도래하면 별도 스캔작업 없이 이미 스캔된 이미지 확인 후 폐기 처리하게 된다.<그림4 ‘폐기 예정문서 처리방안’ 참조>

▲ 그림4 ‘폐기 예정문서 처리방안’

정리하면 ‘거래 종료 종이문서 자동분류’는, 분류대상 문서 스캔 투입→고속 스캐너 스캔→→고속 인식엔진 인식→자동분류→폐기예정 문서 구분 등 프로세스로 구성된다.

이웅철 태화이노베이션 대표는 “거래서류 자동분류 시스템(DASS)은 금융회사에서 거래 해지고객의 개인정보 보호를 위해 (불필요하게) 보관중인 종이문서들을 수작업이 아닌 자동으로 분류, 보관 및 폐기 처리가 가능하다”며 “향후 관공서나 일반기업에서도 필요한 요건을 충분히 수렴해 모든 종이문서를 안전하게 분류·보관·폐기 할 수 있도록 관련 기술을 확대해 나갈 예정”이라고 밝혔다.

◆특허 획득, 시중 A은행 파일럿 사업도 = 앞서 태화이노베이션은 올 3월 20일 ‘거래서류 자동분류 시스템’(특허 제10-1600872)도 획득했다.

이를 기반으로 태화측은 시중 A은행 ‘영업점 보관장표 후선 집중화’ 본 사업 이전 시범 사업도 수주했다.

A은행은 ‘거래종료 종이문서 자동분류’를 통해 ▲영업점 서고에 보관된 종이문서는 후선집중화하고, 기존 영업점 서고는 대여금고 등 은행을 거래하는 PB고객을 위한 공간으로 재활용할 수 있게 됐다.

또 거래종료 후 5년이 경과한 자료를 모두 파기, 현재 보관중인 종이문서의 약 40% 가량을 폐기할 수 있고 포화 상태인 보관창고 재활용이 가능하며 ▲개인정보 문서 적시 폐기에 따른 개인정보 유출 리스크 최소화하고 ▲수작업 대신 자동화 시스템을 통한 문서 분류시간 단축으로 소요기간 단축 및 비용 절감 효과 ▲향후 분산 보관된 종이문서를 체계적 관리한다는 계획이다.

<김동기 기자>kdk@bikorea.net